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Políticas de antisoborno y anticorrupción
1. Introducción. –
En el desarrollo de las actividades productivas y comerciales, especialmente en la competencia por captar clientes y mejores porciones del mercado, quedamos expuestos o podemos ser tentados a recurrir a conductas o actuaciones que pudieran llegar a ser consideradas como deshonestas o poco transparentes con la finalidad de conseguir los fines y objetivos planteados, o simplemente, lo que se quiere o conviene a cada uno.
En ELECTRÓNICA SIGLO XXI ELECTROSIGLO S.A. estamos convencidos que nuestras actuaciones, tanto individuales y como empresa, además del lucro, deben estar encaminadas a generar un impacto positivo en la sociedad, especialmente, dando ejemplo de un actuar honesto y correcto que, mediante un efecto multiplicador, permita a nuestra sociedad alcanzar un desarrollo económico de la mano de principios como la honestidad, la veracidad, la transparencia, la eficiencia y la lealtad. Por ello, en cumplimiento y desarrollo de nuestros principios institucionales, así como nuestras obligaciones contractuales, ELECTRÓNICA SIGLO XXI ELECTROSIGLO S.A. expide el presente documento que contiene sus políticas en materia de Antisoborno y Anticorrupción (en adelante ABC, por sus siglas en inglés “Anti Bribery and Corruption”); con la finalidad principal de prevenir y evitar la ocurrencia de estos hechos, dificultar su planificación y ejecución, y, en última instancia, facilitar su identificación, juzgamiento y sanción.
2. Objetivos:
Mediante este instrumento establecemos ideas, parámetros, directrices, procedimientos y mecanismos que guíen, faciliten y permitan a todos nuestros colaboradores, funcionarios, directores y accionistas desarrollar sus actividades diarias sin ser víctimas o autores, pasiva o activamente, de la corrupción y el soborno.
Por ello, se busca que todas las actividades que se ejecuten y decisiones que se tomen lo hagan amparados en el estricto cumplimiento de la ley, los reglamentos internos, las órdenes válidas de los directivos, y especialmente, en parámetros objetivos e institucionalmente aprobados.
A continuación, estableceremos las ideas y conceptos principales relacionados con esta temática, expondremos los principios que esperamos guíen las actuaciones, las normas que esperamos se cumplan e ideas que permitan discernir aquellas zonas grises que pueden prestarse para interpretaciones.
3. Definiciones y Ámbito de Aplicación:
Podemos entender como “soborno” a cualquier cosa de valor, sea material o inmaterial, que se ofrezca o entregue como contraprestación o incentivo para intentar o efectivamente conseguir influenciar o presionar en terceros un comportamiento, pronunciamiento o decisión distinta a la que debería ocurrir de aplicarse la normas vigentes o parámetros objetivos que una persona prudente aplicaría en una situación similar. Para efectos de esta política se considera que el valor de las cosas no solo es aquel intrínseco a su naturaleza sino también con relación a la utilidad, gustos e intereses del beneficiario o receptor del soborno.
La “corrupción” es cualquier acto y omisión opuesto o que no cumple con las normas legales vigentes, los contratos firmados, las regulaciones y normas a las que uno puede estar sujeto, así como aquellas en que se abuse o se cause un daño injusto o desproporcionado al otro.
Estas políticas ABS son de aplicación obligatoria para todos los funcionarios, trabajadores, directores y accionistas de la empresa, especialmente, en sus relaciones o interacciones con terceros tanto para la venta de bienes y servicios, como al momento de cumplir con obligaciones estatales o solicitar autorizaciones administrativas.
Las políticas deberán ser además comunicadas y aceptadas por los distribuidores, clientes y demás partes de la cadena de comercialización y distribución de los productores; así como incorporadas a los contratos y acuerdos con proveedores, prestadores de servicios profesionales y cualquier tercero con quien se desarrollen actividades. En consecuencia, toda obligación o responsabilidad que se asigna a los colaboradores y funcionarios de la empresa se entenderá ser aplicable también a los clientes, proveedores y quienes representen a la empresa o actúen en nombre de ella.
4. Principios Anticorrupción y Antisoborno:
Ninguna forma de soborno o de corrupción debe o puede ser toleradas. En el desarrollo de sus actividades diarias, con el cliente externo o en la interacción con compañeros dentro de la empresa, no se debe ni puede ofrecer o prometer algo de valor a cambio de influenciar o alterar los parámetros, reglas y criterios con que debería actuar el receptor del soborno.
De igual forma, no se puede exigir, pedir o aceptar algo a cambio de tomar una decisión o actuar de una forma distinta a la que usted debería tomar de acuerdo con las leyes aplicables, recta razón e instrucciones recibidas.
Todas sus actuaciones deberán siempre estar amparadas en el marco de las leyes, normas y regulaciones que le sean aplicables, y por su recta y honesta razón a falta de norma.
Dado que no todo premio, regalo o atención es un soborno o acto de corrupción, es esencial analizar correctamente si puede o no ser considerado un soborno. La transparencia y publicidad siempre serán un buen parámetro; si tal trato o premio no lo puede o quiere hacer público muy probablemente sea un acto de corrupción.
Nuestros productos y servicios deben poder ofrecerse y venderse por sus propios méritos y beneficios. Los incentivos, atenciones y campañas deben siempre ser públicas, aprobadas por la compañía y enmarcadas dentro de las políticas y directrices que se exponen a continuación.
5. Directrices en las relaciones comerciales:
Ninguna forma de soborno puede ser utilizada para cerrar ventas o conseguir contratos.
Los incentivos, premios y descuentos deberán siempre ser aprobados e instruidos por la Empresa mediante instrucciones y órdenes de superiores, y ser de público conocimiento.
Todos los premios, atenciones y favores deben ser otorgados y en beneficio de la empresa o negocio con el que se relaciona como parte de la política de marketing; y no pueden ser concedidos o dados a funcionarios puntuales de ninguna posición. Por ello, todo beneficio, premio, atención y cualquier forma de conceder algo de valor al cliente por o en consecuencia de sus compras y cumplimiento de metas deberá ser comunicado al correo electrónico o dirección que se hubiere señalado al iniciar la relación comercial. Si esta atención debiera recaer o concederse a una persona concreta, será el Cliente quien señale o designe a los beneficiarios.
Toda relación comercial con entidades del sector público ecuatoriano y/o que estén sujetas a la Ley Orgánica del Sistema Nacional de Compras Públicas, deberán desarrollarse al amparo y cumpliendo con todos los procedimientos aplicables para concursar y proveer al Estado. Salvo que estuviere permitido por los términos de referencia y bases de los contratos, ninguna forma de atención, premio o beneficio deberá ser ofrecida a los funcionarios públicos, exceptuándose los pasajes y viáticos cuando, debido a los términos del contrato, es necesario inspecciones o visitas.
En tal virtud, no son aceptables ni permitidas ninguna forma de reunión o contacto directo con el personal encargado de efectuar los requerimientos y seleccionar a los ganadores de los concursos. Se exceptúan aquellos casos en que por la naturaleza de la contratación la coordinación y relación con el funcionario público es necesaria debido a la urgencia de la adquisición o la especificidad del concurso.
6. Pagos de cuantías ínfimas o acostumbrados:
Ninguna forma de corrupción es permitida, ni siquiera aquella que fuere culturalmente aceptable o práctica común, o de una cuantía menor. Por ello, no se puede ofrecer ni aceptar ninguna oferta para acelerar trámites o que la otra persona cumpla con su trabajo o funciones. En tales situaciones, se espera que se reporte tal situación a sus superiores para tomar una postura institucional que evite el chantaje y cualquier afectación a la empresa, iniciando las acciones o contactos con los superiores del funcionario corrupto que pide o exige los pagos.
7. Prácticas Anticorrupción:
Todo pago debe ser solicitado por los funcionarios siguiendo los procedimientos que disponga la empresa, indicando de manera el destinatario y motivo de este. No se pueden efectuar pagos en efectivo y sin soporte.
Todo pago deberá ser efectuado mediante transferencia electrónica a nombre de la persona o entidad que ha emitido el comprobante de venta. Los pagos a terceros deberán ser justificados y quedar debidamente documentado dicha diputación a terceros para la recepción de los pagos.
El uso de efectivo o caja chica deberá ser excepcional, cuando el proveedor o la naturaleza del servicio no permita el pago bancarizado.
Cuando los servicios o bienes que se soliciten o adquieran no sean mercaderías ni vayan a ser utilizados directamente por la empresa o sus funcionarios, los funcionarios pagadores deberán verificar que se trate de un concurso o promoción debidamente aprobado y de público conocimiento.
8. Promociones, Obsequios y Atenciones:
Toda promoción, atención, premios, pasajes y estadías deben ser apropiadas para demostrar estimación y gratitud.
Se deberá procurar equidad e igualdad entre clientes del mismo nivel de compras, lealtad u otros parámetros objetivos que eviten la percepción de ser un privilegio o beneficio único o particular en consideración a una persona y no a sus méritos.
Las promociones deberán siempre ajustarse a las políticas de los proveedores, marcas y fabricantes. Estas deberán ser públicas y conocidas por los clientes. Cuando estas promociones incluyan bonos, pagos en efectivo, rebates o descuentos se ajustarán estrictamente a las políticas y condiciones de los auspiciantes (si los hubiere), en todos los casos, tales pagos deberán ser documentados de tal forma que permitan a terceros comprobar el cumplimiento de las condiciones previstas para su concesión.
Todo concurso o premio deberá tener bases y condiciones, las que deberán redactarse de forma clara y objetiva, ser comunicadas a todos los clientes con posibilidad de participación, y estar publicadas en la página web.
A efectos de evitar conflictos de intereses, todos los funcionarios deberán notificar las relaciones de parentesco y amistad con clientes o proveedores, de tal forma que, previo a la concesión de tales premios o atenciones, se conozca tal concesión. Bajo ningún concepto los funcionarios podrán beneficiar a sus familiares y amigos con mejores descuentos o condiciones, así como con acceso a información secreta, tales como las fechas de las promociones y descuentos.
9. Libre Competencia y Derechos del Consumidor:
Todas las conductas, acuerdos y protocolos que tome la empresa y sus colaboradores deberán respetar y promover la libre competencia y los derechos de los consumidores.
En consecuencia, no se podrá acordar con la competencia y otros actores del mercado la fijación de precios, la exclusión de nuevos competidores, las ventas atadas, el abuso de la posición dominante, la imposición de términos y condiciones abusivas o cualquier otra conducta, regulada o no, que impida a otros competidores y consumidores efectuar libremente sus actividades y competir por los méritos de sus productos.
Toda conducta anticompetitiva de la que usted tenga conocimiento o que pueda afectar la reputación de la empresa deberá ser comunicada al gerente de su área, para que se tomen las medidas correspondientes.
10. Prevención de la Corrupción:
Con la finalidad de evitar favorecer de manera indirecta al crimen organizado, el narcotráfico u otras formas de corrupción organizada, es responsabilidad de todo funcionario que se relacione con terceros ajenos a la organización, ya sea cliente o proveedor, comprobar o investigar la licitud de sus actividades y de los fondos que usan, la real identidad de sus beneficiarios finales y controladores efectivos.
Al efecto, los colaboradores seguirán las pautas para identificar conductas o situaciones inusuales que permitan identificar la situación de los terceros y evitar realizar negocios que pudieran relacionar a la empresa con actividades ilícitas, redes de corrupción y el crimen organizado.
En especial, los funcionarios deberán realizar una investigación y debida diligencia cuando noten o tengan conocimiento de las siguientes situaciones:
a. Empresas nuevas o de reciente creación, que realizan compras por encima del promedio usual para nuevos competidores.
b. Los representantes y accionistas de los clientes o proveedores son nuevos o sin reputación en el mercado relevante.
c. Las compras se realizan en efectivo o por valores que superan las compras promedio del cliente promedio.
d. Los representantes, funcionarios y accionistas son o han sido funcionarios públicos, o tienen vínculos evidentes con funcionarios públicos.
e. Falta de coherencia entre el volumen y valor de las compras con el tamaño e infraestructura de la entidad que adquiere los bienes.
Para efectuar la debida diligencia se utilizarán los formatos y protocolos que la empresa ponga a su disposición para el efecto.
11. Políticas de Control de Exportaciones:
En los casos de comercialización de productos elaborados en los Estados Unidos de América o con patentes y tecnología de empresas de dicho país, los funcionarios deben tomar en consideración adicional las leyes y regulación de dicho país para prevenir la corrupción y los sobornos, así como las restricciones para comercializar con personas y países sancionados.
En tal contexto, todos los funcionarios que promuevan o comercialicen productos con el origen antes indicado, deberán efectuar una debida diligencia ampliada a los clientes para evitar que dichos productos sean proporcionados o terminen en países, actividades o personas que han sido sancionados por el gobierno de los Estados Unidos de América, el Reino Unido o la Unión Europea.
La debida diligencia ampliada en estos casos consistirá especialmente en identificar a los beneficiarios finales y efectivos de las entidades que adquieran los productos, especialmente cuando tales compras se realicen en más de 2 cantidades. En tales casos, será esencial identificar la actividad a la que se dedica el comprador y confirmar su licitud; salvo el caso de revendedores o miembros de la cadena de distribución, en que su actividad es evidente y conocida. Esta obligación deberá ser especialmente asumida por los revendedores y demás miembros de la cadena de distribución. Las compras individuales o unitarias no serán analizadas salvo que existan indicios que lleven a efectuar esta comprobación.
La finalidad de esta debida diligencia ampliada deberá permitir comprobar que los productos con el origen antes indicado no se destinan a aquellos países sancionados por los Estados Unidos de América, tales como Irán, Cuba, Korea del Norte y cualquier otro incluido en tales listas.
De igual forma, se deberá verificar que la venta no termine de manera directa o indirecta en manos de personas que han sido sancionadas por el gobierno de Estados Unidos por ser parte de organizaciones terroristas, oficiales o beneficiarios de gobiernos autoritarios, organizaciones criminales internacionales, entre otros casos. Dicha lista de “Personas Bloqueadas de forma Especial o por su nacionalidad” (en inglés SDN list) deberá ser verificada y constantemente actualizada (al menos una vez al mes).
Así mismo, deberá cuidarse que estos productos no sean utilizadas para actividades prohibidas tales como la elaboración de tecnología nuclear, armas de destrucción masiva, armas biológicas o químicas, misiles, usos militares y cierta actividades productivas de países sancionados.
12. Normas Supletorias:
En todo lo no previsto se aplicarán de forma directa la Ley para Prevenir los Actos de Corrupción en el Extranjero emitida por los Estados Unidos de América y la ley Antisobornos del Reino Unido.
13. Registros y Auditabilidad:
Todas las acciones, actividades y programas que desarrolle la empresa deberán ser documentadas para su posterior revisión o auditoría.
Bajo ningún concepto se podrán mantener registros paralelos o especiales.
Toda la información que se consigne e incorpore en los sistemas y registros deberá ser verdadera, exacta y soportada en documentos.